Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 12 de junio de 2026

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes de la República de Colombia, Sys Smart SAS (en adelante "Sys Smart") informa la presente política aplicable a la recolección y tratamiento de datos personales realizados a través de su sitio web syssmart.co y de sus aplicaciones móviles y plataformas (Zonify, AccessCard, AccessPay, SmartVentas, SIT y desarrollos a la medida).

1.Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (datos biométricos, de salud, ubicación detallada, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Responsable: Sys Smart SAS, quien decide sobre el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable (p. ej. proveedores tecnológicos).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

2.Datos que recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios para las finalidades descritas. Según el canal y el servicio, podemos tratar:

a) Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos, tipo y número de documento.
• Correo electrónico, teléfono / WhatsApp.
• Empresa, cargo y datos del requerimiento que nos envía.

b) Datos transaccionales y de pago

• Información de las transacciones realizadas (p. ej. pagos de estacionamiento o casilleros en AccessPay).
• Datos necesarios para procesar el pago a través de pasarelas autorizadas. Sys Smart no almacena los datos completos de tarjetas; estos son procesados directamente por la pasarela de pagos con sus propios estándares de seguridad (PCI-DSS).
• Historial de compras, comprobantes y soportes de la operación.

c) Datos técnicos y de uso

• Dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, identificadores del dispositivo.
• Datos de navegación y uso (páginas vistas, fecha y hora), recolectados mediante herramientas de analítica.

3.Datos y permisos de las aplicaciones móviles

Algunas de nuestras aplicaciones solicitan permisos del dispositivo para funcionar. Estos permisos se solicitan únicamente cuando son necesarios para una función específica y usted puede otorgarlos o revocarlos desde la configuración de su dispositivo. Los datos que pueden capturarse son:

Si revoca un permiso, es posible que algunas funciones de la aplicación dejen de estar disponibles.

4.Datos sensibles

Algunos datos (como los datos biométricos usados para identificación —por ejemplo, fotografías de rostro o huellas para control de acceso— y la ubicación detallada) pueden considerarse sensibles. Su tratamiento es facultativo: usted no está obligado a autorizarlo. Cuando tratemos datos sensibles:

• Solicitaremos su autorización previa, expresa e informada.
• Le informaremos qué datos son sensibles y la finalidad.
• No condicionaremos ninguna actividad a que usted los entregue, salvo cuando sean indispensables para la prestación del servicio (p. ej. control de acceso biométrico).

5.Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes, cotizaciones y demostraciones (demos).
• Prestar, operar y mantener nuestros servicios, plataformas y aplicaciones.
• Procesar pagos y transacciones, y entregar comprobantes.
• Gestionar el control de acceso, identidad y permisos cuando el servicio lo implique.
• Enviar comunicaciones e información relacionada con nuestros productos y servicios.
• Mejorar la experiencia, la seguridad y el desempeño mediante analítica.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades.

6.Autorización

Al contactarnos, registrarse, usar nuestras aplicaciones o aceptar el aviso correspondiente, usted otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos conforme a esta política. La autorización puede constar por medios físicos o electrónicos (incluida la aceptación dentro de las apps) y se entiende otorgada mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la concedió.

7.Datos de menores de edad

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realiza cuando responde a su interés superior y con autorización de sus representantes legales. Si usted es menor de edad, debe contar con dicha autorización para usar servicios que impliquen tratamiento de datos.

8.Derechos del titular

Como titular usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9.Procedimiento para consultas y reclamos

Puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo d.gonzalez@syssmart.co con su nombre, identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto. Plazos legales de respuesta:

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
• Reclamos: máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

10.Encargados y terceros

Para operar nuestros servicios podemos compartir datos con encargados que los tratan por cuenta nuestra bajo deberes de confidencialidad y seguridad, tales como: proveedores de infraestructura y nube, pasarelas de pago, servicios de mensajería (correo, WhatsApp), y herramientas de analítica (Google Analytics). Estos terceros solo acceden a los datos necesarios para prestar su servicio.

11.Transferencia y transmisión de datos

Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos adoptamos medidas para que el tratamiento se realice conforme a la normativa colombiana y con niveles adecuados de protección. La transmisión a encargados se rige por contratos que garantizan la seguridad y confidencialidad de los datos.

12.Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado (cifrado en tránsito, controles de acceso, respaldo y buenas prácticas de desarrollo seguro). Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos para mantener estándares adecuados de seguridad.

13.Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras exista una relación con usted y/o durante los términos exigidos por obligaciones legales, contables y contractuales. Cumplidas las finalidades y vencidos los términos legales, los datos serán suprimidos o anonimizados.

14.Cookies y analítica

Este sitio utiliza Google Analytics 4, que emplea cookies para entender de forma anónima y estadística cómo se usa el sitio. Al ingresar puede aceptar o rechazar estas cookies mediante el banner de consentimiento. Si las rechaza, la analítica no almacenará cookies en su dispositivo. También puede desactivarlas desde su navegador o con el complemento de inhabilitación de Google Analytics. No utilizamos cookies de publicidad.

15.Cambios y vigencia

Esta política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Sys Smart SAS ejerza su actividad. Cualquier cambio sustancial se informará a través de este sitio web. Le recomendamos revisarla periódicamente.

Para cualquier inquietud sobre el tratamiento de sus datos personales, escríbanos a d.gonzalez@syssmart.co. Consulte también nuestros Términos y Condiciones.